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EXEPA - die digitale Personalakte der Zukunft.
Exercitor GmbH entwickelt innovative und nachhaltige Software aus dem Herzen Berlins.
EXEPA - digitale Personalakte leicht gemacht!
Warum gerade EXEPA?
Wir ermöglichen den individuellen Einsatz einer elektronischen Akte im Einklang Ihrer Geschäftsprozesse. Wir können EXEPA so anpassen, dass es für jeden Workflow passt.
Benutzerfreundlich
Die Benutzeroberflächen sind an den jeweiligen Workflow angepasst und sind frei individualisierbar.
Selbsterklärend
Wir arbeiten individuelle Prozesse mit Ihnen zusammen aus, sodass eine Bedienung selbstverständlich ist.
Revisionssicher
Unsere Software basiert auf der neuesten Technologie und sicherheitsstandard nach ISO 9005:5.
„Papier-Personalakte“ oder „Die Grenzen der Sinnhaftigkeit von
Verwaltungsvielfalt innerhalb einer Gebietskörperschaft“
Ausgangssituation
- Parallele Personalakte in unterschiedlichen Bereichen vorhanden
- Faktische Parallelführung von „Nebenakten“ und teilweise redundanten „Hauptakten“ in den
zentralen Stellen trotz gesetzlicher Regelungen - Ursache: rechtliche Dienstbehörde und tatsächlicher Organisationseinheit, in der die
Mitarbeiter tätig sind, können unterschiedlich sein - Unterschiedliche Sichten über die relevanten Dokumente einer Personalakte aus der gemeinsamen
Menge von Nebenakten und Hauptakten - Herausforderungen an die Lagerung und Sicherheitsanforderungen bezüglich Zugriffs auf Papier
(z. B. Verschluss, Disziplinarakt, Protokollierung) - Parallele Einführung eines allgemeinen elektronischen Aktes ohne Fokus auf die Anforderungen
(z. B. Langfristigkeit) der Personalwirtschaft - Wesentliche Fragen einer technischen Umsetzung (Nutzung
Standardsoftware/Eigenentwicklung/Mischformen)
Ziele
- Eine Umsetzung und Realisierung einer effizienten und zukunftsweisenden elektronischen
Verwaltung der Personalakten samt zugehöriger Personalgeschäftsprozesse für die
Bundesverwaltung einzuführen - Berücksichtigung aller datenschutzrechtlichen Bestimmungen
- Zugriff auf die Personalakte mittels eines Rollen- und Berechtigungskonzepts und revisionssicherer
Zugriffsprotokollierung - Hinzufügung aller zusätzlich eingelangter Dokumente über ein dezentrales und zentrales
prozessgesteuertes Scanning sowie Hochladefunktionen - Der Zugriff auf die Personalakte soll für Mitarbeiter und Vorgesetzte durch prozessgesteuerte
Einsichtnahmen im jeweiligen Stammportal realisiert werden - Bereitstellung einer Volltextsuche im Akt
- Aufbau einer Bundeslösung für alle in der öffentlichen Verwaltung tätigen aktiven Bediensteten und
alle Pensionisten - Umsetzung mit einer höchstmöglichen Kosten-Nutzen-Ratio
Realisierbare Mehrwerte
- Standardisierung eines übergreifenden Personalaktes und aller damit verbundenen
Personalgeschäftsprozesse - Mobilität der Personalakte zwischen den Organisationseinheiten über datenschutzkonforme
Berechtigungssteuerung - Alle Involvierten können auf die benötigten Informationen ortsunabhängig und entsprechend ihrer
Berechtigung zugreifen - Möglichkeit der Festlegung einer einheitlichen Dokumentenstruktur (angepasst an die jeweiligen
gesetzlichen Vorgaben) - Trotzdem Flexibilität: Erfüllung spezifischer Anforderungen der einzelnen Ressorts
- In Österreich seit 2010 ein fehlerfreies, funktionierendes Personalsystem in öffentlicher Verwaltung
mit 210.000 Bediensteten und 90.000 Pensionisten - Steigerung der Effizienz in der Zusammenarbeit der Pensionsbehörden und Personalabteilungen
(elektronische Aktenübergabe) - Einheitliche Umsetzung der rechtlichen Rahmenbedingungen (z. B. Datenschutzgesetz, E-govG,
Bundesarchivgesetz, Signaturgesetzes etc.) - Wegfall der internen Papierlogistik
- im Antragstellungsbereich
- im Erledigungsbereich
- nach der Erledigungsübernahme (vor Hinterlegung) durch Kommunikationskomponente
- Hoher IT-Unterstützungsgrad
- Absolute Lizenzfreiheit (kein SAP und ORACLE erforderlich, freie Open Source Lizenzen)
- State of the Art Technologie basierend auf offenen Standards (Java EE, HTML5, CSS3, JavaScript)
- Responsive Design der Applikation zur device-unabhängigen Nutzung
- Volle Skalierbarkeit vom Single System bis zur redundanten Clusterlösung
- Barrierefreiheit
